Za co odpowiada biuro rachunkowe, a za co przedsiębiorca?

Zlecenie prowadzenia księgowości biuru rachunkowemu nie oznacza automatycznego przeniesienia na nie odpowiedzialności podatkowej przedsiębiorcy. Wobec organu podatkowego za zobowiązania podatkowe odpowiada podatnik. Biuro rachunkowe odpowiada natomiast za prawidłowe wykonanie powierzonych mu czynności i – w zależności od okoliczności – może ponosić odpowiedzialność za szkodę wynikającą z nienależytego wykonania umowy. Dlatego trzeba rozróżnić trzy kwestie: odpowiedzialność podatkową, odpowiedzialność cywilną wynikającą z umowy oraz odpowiedzialność karną skarbową konkretnej osoby.

 

Obszar	Kogo może dotyczyć odpowiedzialność?	Co to oznacza w praktyce
Podatek wobec urzędu	Podatnik	Powierzenie księgowości biuru nie przenosi automatycznie zobowiązania podatkowego na biuro.
Wykonanie umowy księgowej	Biuro rachunkowe	Biuro może odpowiadać za nienależyte wykonanie powierzonych czynności i wynikłą z tego szkodę.
Kompletność danych źródłowych	Przedsiębiorca	Księgowość nie może prawidłowo rozliczyć zdarzenia, o którym nie została poinformowana lub otrzymała nieprawidłowe dane.
Czyn zabroniony skarbowo	Konkretna osoba	Odpowiedzialność zależy od czynu, winy, obowiązków i faktycznego udziału danej osoby.

Czy podpisanie umowy z biurem rachunkowym przenosi odpowiedzialność podatkową? 

Nie. Samo zawarcie umowy z biurem rachunkowym nie przenosi odpowiedzialności podatkowej podatnika na biuro. Zgodnie z art. 26 Ordynacji podatkowej podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za podatki wynikające ze zobowiązań podatkowych. Dlatego umowa z biurem rachunkowym działa przede wszystkim między przedsiębiorcą a biurem; nie wiąże urzędu w taki sposób, aby urząd miał automatycznie dochodzić zaległości od księgowej zamiast od podatnika.

Nie oznacza to jednak braku odpowiedzialności po stronie biura rachunkowego. Jeżeli w ramach uzgodnionego zakresu otrzymało kompletne i prawidłowe dane, a mimo to nienależycie wykonało usługę, przedsiębiorca może – w zależności od okoliczności – dochodzić naprawienia wynikłej z tego szkody na zasadach określonych w umowie i Kodeksie cywilnym.  

Za co odpowiada przedsiębiorca współpracujący z biurem rachunkowym? 

Współpraca z biurem rachunkowym nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku przekazywania informacji potrzebnych do prawidłowego prowadzenia rozliczeń. Zakres obowiązków zależy od rodzaju działalności i zawartej umowy, ale w praktyce szczególnie ważne jest: 

• przekazywanie kompletnych, czytelnych i prawdziwych dokumentów w uzgodnionym terminie;
• informowanie o zdarzeniach gospodarczych, które nie zawsze wynikają z faktury — na przykład podpisaniu leasingu, zatrudnieniu pracownika, sprzedaży środka trwałego czy rozpoczęciu transakcji zagranicznych;
• zgłaszanie zmian danych firmy, rachunków bankowych, adresów, formy prowadzenia działalności oraz planowanego zawieszenia lub zamknięcia firmy;
• podejmowanie decyzji biznesowych i zatwierdzanie rozliczeń, jeśli wymaga tego przyjęty proces;
• terminowe zapewnienie środków na podatek i składki oraz wykonanie płatności, jeżeli umowa nie przewiduje technicznej realizacji przelewów przez inną osobę.

Warto też ustalić, jak przygotować dokumenty dla księgowej i kiedy najlepiej to robić.

Za co odpowiada biuro rachunkowe?

Zakres obowiązków biura rachunkowego wynika przede wszystkim z zawartej umowy oraz rodzaju powierzonych mu czynności. Umowa powinna jasno określać, jakie usługi wykonuje biuro, jakie obowiązki pozostają po stronie przedsiębiorcy oraz w jaki sposób strony przekazują dokumenty i informacje. W zależności od zakresu współpracy może ona obejmować m.in. prowadzenie ewidencji podatkowych lub ksiąg rachunkowych, przygotowanie deklaracji i JPK, rozliczenia ZUS, kadry i płace, reprezentację przed urzędem czy organizację obiegu dokumentów. .

W ramach uzgodnionego zakresu obsługi biuro może również identyfikować braki w dokumentacji, niespójności danych lub ryzyka, które są możliwe do zauważenia na podstawie przekazanych informacji. Nie oznacza to jednak obowiązku przewidywania wszystkich działań przedsiębiorcy. Jeżeli firma nie poinformuje księgowości o nowej sprzedaży zagranicznej, biuro może nie mieć informacji potrzebnych do oceny związanych z nią obowiązków. 

Jeżeli chcesz precyzyjnie ustalić zakres usługi, zobacz, co robi księgowa w firmie i za jakie zadania odpowiada. Przed podpisaniem umowy pomocny będzie też przewodnik: jak wybrać biuro rachunkowe dla firmy i co sprawdzić przed podpisaniem umowy.

Co dzieje się, gdy błąd popełni biuro rachunkowe?

Po wykryciu błędu najpierw trzeba ustalić jego przyczynę, zakres i konsekwencje. W zależności od sytuacji konieczne może być skorygowanie rozliczenia, uregulowanie zaległości wraz z odsetkami albo podjęcie innych działań naprawczych. Warto również zabezpieczyć dokumenty, korespondencję oraz potwierdzenia przekazania danych do biura rachunkowego.  Art. 471 Kodeksu cywilnego stanowi podstawę odpowiedzialności odszkodowawczej za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, jeżeli spełnione są przesłanki tej odpowiedzialności. Znaczenie może mieć również art. 474 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym dłużnik odpowiada – na zasadach wskazanych w tym przepisie – także za osoby, z których pomocą wykonuje zobowiązanie, oraz osoby, którym jego wykonanie powierza. 

Nie każdy koszt jest jednak automatycznie do odzyskania. Sam podatek jest co do zasady należnością, którą podatnik powinien był zapłacić niezależnie od błędu biura. Szkodę mogą natomiast stanowić dodatkowe koszty lub konsekwencje finansowe, których podatnik nie poniósłby, gdyby usługa została wykonana prawidłowo – o ile w konkretnej sprawie spełnione są przesłanki odpowiedzialności odszkodowawczej, w tym istnieje odpowiedni związek przyczynowy. Mogą to być w określonych okolicznościach np. odsetki lub uzasadnione dodatkowe koszty związane z usunięciem skutków błędu. 

Co, jeśli błąd wynikał z informacji przekazanych przez przedsiębiorcę?

Jeżeli klient przekazał dokument po terminie, podał nieprawdziwą informację albo pominął ważne zdarzenie, może to wyłączyć lub ograniczyć odpowiedzialność biura. Trzeba jednak zbadać, czy księgowa mogła zauważyć oczywistą niespójność i czy zareagowała zgodnie z zawodową starannością. W praktyce odpowiedzialność nie zawsze jest zero-jedynkowa: do szkody mogą przyczynić się obie strony.

Z perspektywy księgowej: 

Zaskakująco często przedsiębiorcy zakładają, że skoro przekazali księgowość do biura rachunkowego, to biuro zajmuje się wszystkim- również płatnościami podatków, ZUS czy faktur. Zdarza się, że są zaskoczeni, gdy księgowa nie wykonała przelewu, mimo że zakres takiej usługi nie został w ogóle określony w umowie.

Warto więc pamiętać, że biuro odpowiada za zadania, które zostały mu powierzone. Przedsiębiorca nadal powinien znać zakres współpracy, przekazywać księgowości wszystkie istotne informacje i samodzielnie wykonywać te obowiązki, które pozostały po jego stronie.

Czy ubezpieczenie OC biura rachunkowego pokrywa każdy błąd? 

Nie. Samo posiadanie polisy OC nie oznacza, że ubezpieczenie obejmie każdy błąd lub każde roszczenie klienta. Obowiązkowe ubezpieczenie OC dotyczy określonego przepisami zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zakres polisy, wyłączenia, suma gwarancyjna i ewentualne ubezpieczenie dobrowolne mają znaczenie. Przedsiębiorca powinien poprosić o potwierdzenie aktualnej polisy i sprawdzić, czy odpowiada ona faktycznie kupowanym usługom. Samo posiadanie OC nie przesądza jeszcze, że ubezpieczyciel uzna konkretne roszczenie.

Czy księgowa może ponosić odpowiedzialność karną skarbową? 

Tak, w określonych okolicznościach odpowiedzialność karną skarbową może ponosić również osoba zajmująca się sprawami finansowymi przedsiębiorcy. Nie wynika ona jednak automatycznie z samego faktu bycia księgową. Kodeks karny skarbowy przewiduje, że za przestępstwa i wykroczenia skarbowe odpowiada osoba, której można przypisać czyn i winę. Art. 9 § 3 pozwala stosować odpowiedzialność także do osoby, która na podstawie prawa, decyzji, umowy albo faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi — w szczególności finansowymi — innej osoby lub jednostki. Nie ma więc zasady, że zawsze odpowiada wyłącznie właściciel albo wyłącznie księgowa. Decydują obowiązki, faktyczne działania, wiedza i okoliczności konkretnej sprawy.

Co sprawdzić w umowie z biurem rachunkowym?

• dokładny katalog usług oraz czynności wyłączonych z obsługi;
• termin i kanał przekazywania dokumentów oraz sposób potwierdzania odbioru;
• podział odpowiedzialności za obliczenie, zatwierdzenie i wykonanie płatności;
• zasady komunikowania braków, ryzyk, kontroli i korespondencji urzędowej;
• procedurę korekt, reklamacji, zakończenia współpracy i wydania danych;
• pełnomocnictwa, poufność, ochronę danych oraz aktualne OC.

Przed startem warto sprawdzić, jak wygląda pierwszy miesiąc współpracy z biurem rachunkowym i poznać najczęstsze błędy we współpracy z biurem rachunkowym oraz sposoby ich unikania. Osobno wyjaśniamy też, jakie kary za błędy w firmie mogą grozić przedsiębiorcy.

Biuro rachunkowe a przedsiębiorca – kto ostatecznie odpowiada? 

Nie ma jednej odpowiedzi, zgodnie z którą za każdy błąd odpowiada zawsze przedsiębiorca albo zawsze biuro rachunkowe. Wobec organu podatkowego znaczenie ma odpowiedzialność podatnika za zobowiązanie podatkowe. W relacji przedsiębiorca–biuro rachunkowe znaczenie mają natomiast zakres umowy, przekazane informacje, sposób wykonania usługi oraz przyczyna i skutki konkretnego błędu.

Dlatego bezpieczna współpraca powinna opierać się na jasno określonym zakresie usług, terminach przekazywania dokumentów, potwierdzeniach komunikacji oraz ustalonym podziale obowiązków.

Chcesz jasno ustalić zakres współpracy z księgowością?

Dobrze określone obowiązki, sprawny obieg dokumentów i bieżąca komunikacja pomagają ograniczyć ryzyko nieporozumień i błędów w rozliczeniach.

Sprawdź księgowość online CashDirector i zobacz, jak wspieramy przedsiębiorców w codziennym prowadzeniu rozliczeń.

FAQ – odpowiedzialność przedsiębiorcy i biura rachunkowego 

Kto odpowiada za błędy księgowe – przedsiębiorca czy biuro rachunkowe?

Nie ma jednej zasady przypisującej odpowiedzialność za każdy błąd wyłącznie przedsiębiorcy albo biuru rachunkowemu. Wobec organu podatkowego za zobowiązanie podatkowe odpowiada podatnik. Biuro rachunkowe może natomiast ponosić odpowiedzialność wobec klienta za nienależyte wykonanie powierzonych mu czynności, jeżeli spełnione są przesłanki takiej odpowiedzialności.

Czy podpisanie umowy z biurem rachunkowym zwalnia przedsiębiorcę z odpowiedzialności?

Nie. Samo powierzenie księgowości zewnętrznemu biuru nie przenosi automatycznie odpowiedzialności podatkowej przedsiębiorcy na biuro rachunkowe. Umowa określa natomiast zakres obowiązków stron i może mieć znaczenie przy ocenie odpowiedzialności za nieprawidłowe wykonanie usługi.

Co zrobić, jeśli błąd popełniło biuro rachunkowe?

Najpierw należy ustalić rodzaj błędu i jego konsekwencje. W zależności od sytuacji konieczna może być korekta rozliczenia, uregulowanie zaległości lub inne działania naprawcze. Warto również zabezpieczyć dokumentację i korespondencję pozwalającą ustalić, jakie informacje otrzymało biuro i jaki był zakres jego obowiązków.

Czy biuro rachunkowe odpowiada za dokument, którego przedsiębiorca nie przekazał?

Co do zasady biuro nie może prawidłowo rozliczyć zdarzenia, o którym nie zostało poinformowane. Znaczenie mogą jednak mieć konkretne okoliczności, w tym zakres usługi oraz to, czy na podstawie posiadanych informacji można było zauważyć brak lub niespójność.

Kiedy biuro rachunkowe musi mieć ubezpieczenie OC? 

Obowiązek posiadania OC dotyczy określonego przepisami zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przed rozpoczęciem współpracy warto więc sprawdzić, czy biuro posiada polisę, jaki zakres usług obejmuje ubezpieczenie oraz czy biuro korzysta również z dodatkowej ochrony dobrowolnej. 

Czy OC biura rachunkowego pokrywa każdy błąd księgowy?

Nie. Zakres ochrony zależy m.in. od warunków polisy, zakresu ubezpieczenia, wyłączeń odpowiedzialności i okoliczności konkretnego zdarzenia. Sam fakt posiadania OC nie oznacza automatycznie, że ubezpieczyciel pokryje każde roszczenie klienta.

Czy księgowa może ponosić odpowiedzialność karną skarbową?

Tak, jeżeli w konkretnej sprawie spełnione są przesłanki odpowiedzialności danej osoby. Nie wynika ona jednak automatycznie z samego stanowiska księgowej. Znaczenie mają m.in. faktyczny zakres obowiązków, konkretne działania oraz możliwość przypisania winy.

Czy przedsiębiorca może dochodzić od biura rachunkowego odszkodowania za błąd?

Może być to możliwe, jeżeli spełnione są przesłanki odpowiedzialności, m.in. wystąpiła szkoda pozostająca w związku z nienależytym wykonaniem obowiązków przez biuro. Sam podatek, który przedsiębiorca był zobowiązany zapłacić niezależnie od błędu, co do zasady nie stanowi takiej szkody.

Czy umowa z biurem rachunkowym może przenieść całą odpowiedzialność na biuro? 

Nie. Umowa może określać zakres obowiązków i odpowiedzialności między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym, ale nie powoduje automatycznego przeniesienia na biuro zobowiązań podatkowych podatnika wobec organu podatkowego. Ma natomiast znaczenie przy ustalaniu, jakie czynności zostały powierzone biuru i czy zostały wykonane prawidłowo.

Ekspertka CashDirector: Karolina Kasprzyk