Prawidłowo prowadzona księgowość to nie tylko rozliczenia i deklaracje przygotowane w odpowiednich terminach. Przedsiębiorca powinien również wiedzieć, czy księgowość opiera się na kompletnych danych, czy rozliczenia odpowiadają temu, co rzeczywiście dzieje się w firmie, oraz jak wyjaśniane i korygowane są ewentualne błędy. Nie oznacza to konieczności samodzielnego przeliczania każdego podatku. Warto jednak regularnie kontrolować dokumenty, terminy, komunikację i dostęp do danych księgowych.
| Obszar kontroli | Co sprawdzić | Sygnał ostrzegawczy |
| Terminowość | Czy rozliczenia i informacje potrzebne do wykonania płatności są przekazywane zgodnie z ustalonym harmonogramem? | Powtarzające się opóźnienia lub działanie w ostatniej chwili. |
| Kompletność | Czy można ustalić, jakie dokumenty zostały uwzględnione w rozliczeniu i których brakuje? | Brak możliwości ustalenia, jakie dane uwzględniono w rozliczeniu. |
| Zrozumiałość | Czy przedsiębiorca może uzyskać wyjaśnienie podstawowych kwot i rozliczeń? | Brak możliwości wyjaśnienia źródła istotnych kwot lub rozbieżności. |
| Dostęp do danych | Czy przedsiębiorca ma ustalony sposób dostępu do swoich dokumentów i danych księgowych? | Brak jasnej procedury uzyskania danych. |
| Reakcja na błąd | Czy po wykryciu błędu ustalane są jego skutki i sposób korekty? | Brak reakcji, powtarzające się błędy lub brak informacji o dalszych działaniach. |
Sprawdź terminowość, ale nie tylko datę wysłania rozliczenia
Terminowe wykonanie obowiązków podatkowych i księgowych jest jednym z podstawowych elementów prawidłowego procesu. Warto jednak sprawdzić również, czy przedsiębiorca otrzymuje informacje potrzebne do wykonania swoich obowiązków zgodnie z ustalonym harmonogramem i ma możliwość wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości.
Jeżeli dokumenty zostały przekazane księgowości w uzgodnionym terminie, a informacje potrzebne do płatności regularnie docierają dopiero w ostatniej chwili, warto ustalić przyczynę i sposób poprawy procesu.
Porównuj księgowość z tym, co rzeczywiście dzieje się w firmie
Najskuteczniejszym testem jest zgodność ewidencji z modelem biznesowym. Czy pojawili się nowi pracownicy, leasing, zakupy inwestycyjne, sprzedaż za granicę, płatności w walutach lub nowe kanały sprzedaży? Jeżeli w firmie pojawiły się nowe zdarzenia, takie jak zatrudnienie pracownika, leasing, sprzedaż zagraniczna czy nowy kanał sprzedaży, warto sprawdzić, czy księgowość została o nich poinformowana i czy zostały uwzględnione w rozliczeniach w odpowiedni sposób.
Pomaga w tym lista zdarzeń, o których należy informować księgowość – nie tylko dokumentów.
Kontroluj kompletność dokumentów i sposób ich przekazywania
Dobrze zorganizowany obieg dokumentów powinien pozwalać ustalić, co zostało przekazane księgowości, kiedy dokumenty trafiły do obsługi i czy wymagają uzupełnienia. Sposób potwierdzania odbioru dokumentów i zgłaszania braków warto ustalić z biurem rachunkowym.
Szczególnej uwagi mogą wymagać m.in. korekty faktur, wyciągi, dokumenty celne, umowy, protokoły oraz dowody zapłaty, jeżeli mają znaczenie dla danego rozliczenia.
Jeżeli chcesz uporządkować cały proces, zobacz również jak przygotować dokumenty dla księgowej – praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców.
Oceń jakość komunikacji o rozliczeniach i wątpliwościach
Przedsiębiorca powinien mieć możliwość uzyskania informacji pozwalających zrozumieć przygotowane dla niego rozliczenia. Warto wiedzieć, jaka kwota wynika z rozliczenia, jakiego okresu dotyczy, kiedy przypada termin płatności oraz czy do przygotowania rozliczenia brakuje dokumentów lub informacji.
Jeżeli dana sprawa wykracza poza zakres obsługi księgowej i wymaga indywidualnej porady podatkowej lub prawnej, może być konieczna konsultacja z odpowiednio uprawnionym specjalistą.
Nie każdą decyzję trzeba konsultować z księgowością, ale w niektórych sytuacjach warto zrobić to przed przeprowadzeniem transakcji.
Sprawdź, w jaki sposób możesz uzyskać dane i dokumenty dotyczące rozliczeń
Przedsiębiorca powinien wiedzieć, gdzie znajdują się dokumenty dotyczące jego rozliczeń i w jaki sposób może je uzyskać zgodnie z przyjętym modelem współpracy. Warto okresowo przeglądać deklaracje, UPO, prowadzone ewidencje oraz raporty udostępniane w ramach usługi.
Nie oznacza to konieczności prowadzenia księgowości równolegle. Chodzi o możliwość kontroli rozliczeń, zachowanie ciągłości działania i sprawne przekazanie danych w razie zmiany biura rachunkowego.
Sprawdź, czy rozliczenia odpowiadają podstawowym zdarzeniom w firmie
- czy sprzedaż uwzględniona w rozliczeniach odpowiada dokumentom sprzedażowym, z uwzględnieniem korekt;
- czy istotne zakupy, środki trwałe i umowy finansowania zostały przekazane księgowości;
- czy transakcje krajowe, unijne i pozostałe zagraniczne są rozpoznawane zgodnie z rzeczywistym modelem działalności;
- czy dane dotyczące pracowników i współpracowników odpowiadają aktualnemu stanowi;
- w przypadku pełnych ksiąg – czy uzgodnienia i raportowanie odbywają się zgodnie z przyjętym procesem;
- czy istotne zmiany danych firmy zostały przekazane osobom odpowiedzialnym za rozliczenia.
Taka kontrola nie zastępuje audytu ani przeglądu podatkowego. Jest praktycznym mechanizmem wczesnego ostrzegania. Jeżeli firma prowadzi bardziej złożone rozliczenia, przechodzi reorganizację, realizuje nietypowe transakcje albo pojawiają się powtarzające się nieprawidłowości, warto rozważyć odpowiedni do sytuacji przegląd księgowy lub podatkowy przeprowadzony przez osobę posiadającą właściwe kompetencje.
Sprawdź, jak biuro reaguje na pomyłkę
Błędy mogą wystąpić nawet w dobrze działającym procesie. Ważnym elementem oceny procesu jest sposób reakcji na wykryty błąd. W zależności od sytuacji powinny zostać ustalone jego skutki, sposób korekty, osoba odpowiedzialna za dalsze działania oraz termin ich wykonania. Niepokojące są powtarzające się błędy tego samego rodzaju, brak właściciela sprawy oraz unikanie odpowiedzi, kto i do kiedy wykona korektę.
Jeżeli chcesz wiedzieć, jakie konsekwencje może mieć nieprawidłowe rozliczenie, zobacz jakie kary za błędy w firmie grożą przedsiębiorcy.
Z perspektywy księgowej CashDirector:
warto zwrócić uwagę nie tylko na sam fakt wystąpienia błędu, ale przede wszystkim na to, czy błędy się powtarzają i jak biuro na nie reaguje. Niepokojącym sygnałem jest sytuacja, w której podobne nieprawidłowości pojawiają się regularnie, trudno uzyskać jasne wyjaśnienie, korekty są odkładane lub odpowiedzialność za ich poprawienie jest niejasna.
Jeżeli takich sytuacji jest więcej, może to oznaczać, że problem dotyczy organizacji pracy i kontroli jakości w całym biurze, a nie pojedynczej pomyłki księgowego.
Raz w roku warto zrobić przegląd współpracy z księgowością
Okresowy przegląd współpracy może objąć zakres umowy, liczbę i rodzaj dokumentów, nowe typy transakcji, sposób komunikacji, pełnomocnictwa, dostęp do danych oraz potrzeby raportowe przedsiębiorcy.
Jest to również dobry moment, aby sprawdzić za co odpowiada biuro rachunkowe, a za co przedsiębiorca oraz czy obecny zakres obsługi nadal odpowiada skali i sposobowi działania firmy.
Mini-checklista: 12 pytań kontrolnych
- Czy znam kwoty i terminy potrzebne do wykonania płatności?
- Czy mogę uzyskać potwierdzenia wysłania wymaganych dokumentów lub deklaracji?
- Czy wiem, jak zgłosić księgowości nietypową transakcję?
- Czy wiem, których dokumentów lub informacji brakuje?
- Czy wiem, jak uzyskać dostęp do danych dotyczących moich rozliczeń?
- Czy rozliczenia odpowiadają temu, co rzeczywiście dzieje się w firmie?
- Czy potrafię ustalić, z czego wynika istotna kwota podatku lub składek?
- Czy wiem, jak zgłaszane są wątpliwości i nieprawidłowości?
- Czy wiem, kto prowadzi moją sprawę?
- Czy ustalono sposób obsługi podczas nieobecności osoby prowadzącej?
- Czy wiem, jak wygląda procedura po wykryciu błędu?
- Czy zakres umowy nadal odpowiada potrzebom firmy?
Jeżeli na kilka istotnych pytań nie potrafisz odpowiedzieć albo regularnie pojawiają się problemy z terminami, dokumentami, dostępem do danych lub komunikacją, warto najpierw ustalić z biurem konkretne działania naprawcze i termin ich wdrożenia. Gdy braki są trwałe albo biuro ogranicza dostęp do danych, pomocny będzie materiał o tym, kiedy i jak przeprowadzić zmianę biura rachunkowego. Przed wyborem następnego partnera wróć do kryteriów z przewodnika jak wybrać biuro rachunkowe dla firmy.
Chcesz mieć większą kontrolę nad księgowością swojej firmy?
Przejrzysty obieg dokumentów, dostęp do informacji i jasno określony zakres współpracy ułatwiają przedsiębiorcy kontrolowanie rozliczeń bez konieczności samodzielnego prowadzenia księgowości.
Sprawdź księgowość online CashDirector i zobacz, jak wygląda współpraca z naszym zespołem.
FAQ – jak kontrolować prawidłowość księgowości firmy?
Jak sprawdzić, czy księgowość firmy jest prowadzona prawidłowo?
Sprawdź przede wszystkim, czy rozliczenia są przygotowywane terminowo, opierają się na kompletnych danych i odpowiadają temu, co rzeczywiście dzieje się w firmie. Ważne są również dostęp do dokumentów i danych dotyczących rozliczeń, sposób komunikacji oraz procedura postępowania po wykryciu błędu.
Czy przedsiębiorca musi sam sprawdzać wyliczenia księgowej?
Nie oznacza to konieczności prowadzenia równoległej księgowości ani samodzielnego przeliczania każdego podatku. Przedsiębiorca powinien jednak kontrolować podstawowe elementy procesu, takie jak kompletność przekazanych danych, terminy, zgodność rozliczeń z działalnością oraz możliwość uzyskania wyjaśnień dotyczących istotnych kwot.
Czy terminowe wysłanie deklaracji oznacza, że księgowość jest prowadzona prawidłowo?
Nie. Terminowość jest ważna, ale sama data wysłania deklaracji nie potwierdza prawidłowości całego rozliczenia. Deklaracja może zostać przygotowana na podstawie niepełnych danych albo bez informacji o istotnym zdarzeniu gospodarczym.
Jak często warto kontrolować księgowość firmy?
Podstawowe informacje dotyczące rozliczeń warto kontrolować na bieżąco, szczególnie przy każdym okresie rozliczeniowym. Szerszy przegląd współpracy można przeprowadzać okresowo oraz po istotnych zmianach w działalności, takich jak zatrudnienie pracowników, rozpoczęcie sprzedaży zagranicznej czy zmiana modelu biznesowego.
Jakie dokumenty warto sprawdzić podczas kontroli księgowości?
Zakres zależy od rodzaju prowadzonej księgowości i działalności firmy. W praktyce warto sprawdzić dokumenty dotyczące rozliczeń, deklaracje, UPO, prowadzone ewidencje oraz raporty udostępniane w ramach współpracy. Ważne jest również ustalenie, czy księgowość otrzymała wszystkie dokumenty i informacje istotne dla danego okresu.
Jakie sygnały mogą świadczyć o problemach z księgowością?
Sygnałem ostrzegawczym mogą być powtarzające się opóźnienia, brak możliwości ustalenia, jakie dokumenty zostały uwzględnione, trudności z uzyskaniem danych, niewyjaśnione rozbieżności oraz powtarzające się błędy bez ustalenia ich przyczyny i sposobu zapobiegania podobnym sytuacjom.
Co zrobić po wykryciu błędu w księgowości?
Najpierw należy ustalić, czego dotyczy błąd, jakie okresy obejmuje i jakie może mieć konsekwencje. Następnie trzeba określić odpowiedni sposób jego poprawienia oraz osoby odpowiedzialne za dalsze działania. W zależności od rodzaju nieprawidłowości konieczna może być korekta rozliczenia lub dodatkowa konsultacja ze specjalistą.
Kiedy warto rozważyć zmianę biura rachunkowego?
Zmianę warto rozważyć, gdy problemy mają charakter powtarzalny i nie poprawiają się mimo wcześniejszych ustaleń. Szczególnie istotne są trwałe problemy z terminowością, komunikacją, dostępem do danych, obsługą błędów lub zakresem usługi niedostosowanym do aktualnych potrzeb firmy. zmianę biura warto rozważyć także kiedy biuro nie nadążą za trendami na rynku, nie posiada elektronicznego obiegu dokumentów czy system księgowy nie został zintegrowany z KSeF.
