KSeF – co to jest i jak się przygotować do nowych obowiązków?

Wraz z 2025 rokiem powraca temat KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur, który zrewolucjonizuje sposób wystawiania faktur w Polsce. Choć pierwotnie reformę planowano na  2024 rok, obowiązkowe korzystanie z systemu zostało przesunięte na 2026 rok. To jednak nie oznacza, że można czekać z przygotowaniami. Warto być gotowym, kiedy obowiązkowy KSeF wejdzie w życie.

W tym artykule wyjaśniamy, czym jest KSeF, co oznacza faktura ustrukturyzowana i jak przygotować firmę oraz księgowość na nadchodzące zmiany.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma elektroniczna stworzona przez Ministerstwo Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. W przeciwieństwie do faktur papierowych czy PDF-ów, nowe faktury będą miały jednolity format XML i będą trafiać bezpośrednio do systemu KSeF.

Celem reformy jest automatyzacja procesów księgowych, uszczelnienie systemu podatkowego i ograniczenie nadużyć.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Zgodnie z nowym harmonogramem ogłoszonym w maju 2024 r., obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami:

• Od 1 lutego 2026 r. – dla firm, których wartość sprzedaży w 2025 r. przekroczy 200 mln zł brutto.
• Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.

Przedsiębiorcy muszę się liczyć z tym, że kiedy obowiązkowy KSeF wejdzie w życie, zmieni się sposób wystawiania faktur. W obrocie gospodarczym pojawi się faktura ustrukturyzowana.  

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

To nowy rodzaj faktury elektronicznej w formacie XML, zgodny z określonym schematem Ministerstwa Finansów. Wystawiana jest wyłącznie za pomocą systemu KSeF i automatycznie przesyłana do odbiorcy.

Najważniejsze cechy faktury ustrukturyzowanej to:

• brak możliwości anulowania – błędy należy korygować oddzielną fakturą korygującą,
• unikalny identyfikator nadany przez system,
• automatyczne przechowywanie przez 10 lat w bazie Ministerstwa Finansów.

Jak przygotować firmę do KSeF?

Aby Twoja firma mogła sprawnie przejść na obowiązkowy KSeF, warto zadbać o kilka kluczowych kroków:

1. Zacznij korzystać z narzędzi wspierających KSeF

Już teraz możesz wystawiać faktury testowe w systemach zintegrowanych z KSeF np w aplikacji CashDirector – warto się przyzwyczaić do formatu XML i zrozumieć sposób działania platformy i wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

2. Zweryfikuj systemy księgowe i fakturowania

Sprawdź, czy Twój program do fakturowania wspiera integrację z KSeF. Jeśli nie – konieczna będzie aktualizacja lub zmiana oprogramowania.

3. Zadbaj o dostęp do systemu

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur wymaga odpowiedniego uwierzytelnienia. Można go uzyskać poprzez:

• profil zaufany,
• podpis kwalifikowany,
• token wygenerowany w systemie e-Urząd Skarbowy.

4. Przeszkol zespół lub skonsultuj się z księgowym

Wyznacz osoby odpowiedzialne za wystawianie i odbieranie faktur, a następnie zapewnij im dostęp oraz szkolenie z obsługi systemu.

5. Ustal nowe procedury fakturowania

Zmiany wprowadzone przez obowiązkowy KSeF wpłyną na sposób pracy z dokumentami – warto zawczasu opracować nowe procedury wewnętrzne i aktualizować obieg dokumentów.

Wyzwania i obawy przedsiębiorców związane z KSeF

Wdrożenie KSeF to również konkretne trudności, z którymi będą musieli zmierzyć się przedsiębiorcy. Oto najczęściej wskazywane problemy:

• ryzyko awarii systemu i opóźnień w wysyłaniu faktur,
• brak możliwości anulowania faktur po wysłaniu do KSeF,
• konieczność weryfikacji, czy wszystkie faktury przychodzące dotyczą faktycznie działalności firmy,
• trudności z adaptacją – szczególnie w małych firmach i branżach przyzwyczajonych do faktur papierowych.

Korzyści z KSeF

Reforma przynosi również korzyści, które odczują zarówno przedsiębiorcy, jak i księgowi. Oto najważniejsze z nich:

• automatyzacja księgowości i skrócenie procesów,
• brak potrzeby fizycznego przechowywania faktur – dostęp przez 10 lat online,
• ograniczenie ryzyka błędów i wyłudzeń podatkowych,
• brak konieczności wystawiania duplikatów,
• szybsze i łatwiejsze kontrole podatkowe dzięki spójnym danym.

Potrzebujesz pomocy z KSeF?

Nie wiesz jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną? Obawiasz się, że kiedy obowiązkowy KSeF wejdzie w życie Twoja firma nie będzie na to przygotowana? Skorzystaj z możliwości, jakie daje aplikacja CashDirector, która jest w pełni zintegrowana z systemem KSeF. Wystawisz w niej faktury, sprawdzisz wynik finansowy Twojej firmy i zyskasz bieżący dostęp do ważnych informacji.

Dowiedz się więcej na temat naszej aplikacji.