Wraz z 2025 rokiem powraca temat KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur, który zrewolucjonizuje sposób wystawiania faktur w Polsce. Choć pierwotnie reformę planowano na 2024 rok, obowiązkowe korzystanie z systemu zostało przesunięte na 2026 rok. To jednak nie oznacza, że można czekać z przygotowaniami. Warto być gotowym, kiedy obowiązkowy KSeF wejdzie w życie.
W tym artykule wyjaśniamy, czym jest KSeF, co oznacza faktura ustrukturyzowana i jak przygotować firmę oraz księgowość na nadchodzące zmiany.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma elektroniczna stworzona przez Ministerstwo Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. W przeciwieństwie do faktur papierowych czy PDF-ów, nowe faktury będą miały jednolity format XML i będą trafiać bezpośrednio do systemu KSeF.
Celem reformy jest automatyzacja procesów księgowych, uszczelnienie systemu podatkowego i ograniczenie nadużyć.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Zgodnie z nowym harmonogramem ogłoszonym w maju 2024 r., obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami:
- Od 1 lutego 2026 r. – dla firm, których wartość sprzedaży w 2025 r. przekroczy 200 mln zł brutto.
- Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
Przedsiębiorcy muszę się liczyć z tym, że kiedy obowiązkowy KSeF wejdzie w życie, zmieni się sposób wystawiania faktur. W obrocie gospodarczym pojawi się faktura ustrukturyzowana.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
To nowy rodzaj faktury elektronicznej w formacie XML, zgodny z określonym schematem Ministerstwa Finansów. Wystawiana jest wyłącznie za pomocą systemu KSeF i automatycznie przesyłana do odbiorcy.
Najważniejsze cechy faktury ustrukturyzowanej to:
- brak możliwości anulowania – błędy należy korygować oddzielną fakturą korygującą,
- unikalny identyfikator nadany przez system,
- automatyczne przechowywanie przez 10 lat w bazie Ministerstwa Finansów.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Aby Twoja firma mogła sprawnie przejść na obowiązkowy KSeF, warto zadbać o kilka kluczowych kroków:
1. Zacznij korzystać z narzędzi wspierających KSeF
Już teraz możesz wystawiać faktury testowe w systemach zintegrowanych z KSeF np w aplikacji CashDirector – warto się przyzwyczaić do formatu XML i zrozumieć sposób działania platformy i wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
2. Zweryfikuj systemy księgowe i fakturowania
Sprawdź, czy Twój program do fakturowania wspiera integrację z KSeF. Jeśli nie – konieczna będzie aktualizacja lub zmiana oprogramowania.
3. Zadbaj o dostęp do systemu
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur wymaga odpowiedniego uwierzytelnienia. Można go uzyskać poprzez:
- profil zaufany,
- podpis kwalifikowany,
- token wygenerowany w systemie e-Urząd Skarbowy.
4. Przeszkol zespół lub skonsultuj się z księgowym
Wyznacz osoby odpowiedzialne za wystawianie i odbieranie faktur, a następnie zapewnij im dostęp oraz szkolenie z obsługi systemu.
5. Ustal nowe procedury fakturowania
Zmiany wprowadzone przez obowiązkowy KSeF wpłyną na sposób pracy z dokumentami – warto zawczasu opracować nowe procedury wewnętrzne i aktualizować obieg dokumentów.
Wyzwania i obawy przedsiębiorców związane z KSeF
Wdrożenie KSeF to również konkretne trudności, z którymi będą musieli zmierzyć się przedsiębiorcy. Oto najczęściej wskazywane problemy:
- ryzyko awarii systemu i opóźnień w wysyłaniu faktur,
- brak możliwości anulowania faktur po wysłaniu do KSeF,
- konieczność weryfikacji, czy wszystkie faktury przychodzące dotyczą faktycznie działalności firmy,
- trudności z adaptacją – szczególnie w małych firmach i branżach przyzwyczajonych do faktur papierowych.
Korzyści z KSeF
Reforma przynosi również korzyści, które odczują zarówno przedsiębiorcy, jak i księgowi. Oto najważniejsze z nich:
- automatyzacja księgowości i skrócenie procesów,
- brak potrzeby fizycznego przechowywania faktur – dostęp przez 10 lat online,
- ograniczenie ryzyka błędów i wyłudzeń podatkowych,
- brak konieczności wystawiania duplikatów,
- szybsze i łatwiejsze kontrole podatkowe dzięki spójnym danym.
Potrzebujesz pomocy z KSeF?
Nie wiesz jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną? Obawiasz się, że kiedy obowiązkowy KSeF wejdzie w życie Twoja firma nie będzie na to przygotowana? Skorzystaj z możliwości, jakie daje aplikacja CashDirector, która jest w pełni zintegrowana z systemem KSeF. Wystawisz w niej faktury, sprawdzisz wynik finansowy Twojej firmy i zyskasz bieżący dostęp do ważnych informacji.
Dowiedz się więcej na temat naszej aplikacji.
