e-Doręczenia – nowy obowiązek dla przedsiębiorców od 2025 roku. Co musisz wiedzieć?

Od 1 stycznia 2025 roku wchodzi w życie nowa ustawa, która zmienia sposób, w jaki przedsiębiorcy komunikują się z administracją publiczną. e-Doręczenia – bo o nich mowa – zastępują tradycyjne listy polecone i wprowadzają adres do e-doręczeń oraz cyfrową skrzynkę odbiorczą jako podstawowy kanał komunikacji z urzędami. Sprawdzamy, jakie korzyści niosą ze sobą e-doręczenia, od kiedy obowiązkowe oraz jakie wywołują skutki prawne.

e-Doręczenia to kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Pozwala na bezpieczne i skuteczne przesyłanie urzędowej korespondencji w formie cyfrowej. Elektroniczne doręczenie ma taką samą moc prawną jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Każdy przedsiębiorca otrzyma adres do e-Doręczeń, który zostanie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Od tej pory cała korespondencja z urzędami, takimi jak ZUS, KRUS, urząd skarbowy czy samorządy, będzie kierowana na ten adres.

Z e-Doręczeń będą musieli korzystać:

  • przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej),
  • przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS (Krajowy Rejestr Sądowy),
  • fundacje i stowarzyszenia wpisane do KRS,
  • przedstawiciele zawodów zaufania publicznego:
    • adwokaci,
    • radcy prawni,
    • notariusze,
    • doradcy podatkowi i restrukturyzacyjni,
    • rzecznicy patentowi.

Terminy wdrożenia obowiązku zależą od daty rejestracji działalności:

  • Nowe firmy (rejestrowane od 1 stycznia 2025 r.) – obowiązek od razu przy rejestracji,
  • Firmy wpisane do KRS przed 2025 r. – obowiązek od 1 kwietnia 2025 r.,
  • Firmy wpisane do CEIDG przed 2025 r. – obowiązek od 1 października 2026 r.

Dodatkowo firmy założone przed 1.01.2025, ale dokonujące zmiany w CEIDG po 30 czerwca 2025 roku mają obowiązek wraz ze zmianą wpisu założyć adres do e-Doręczeń.

Adres do e-Doręczeń można uzyskać:

  1. Poprzez e-usługi na stronie Biznes.gov.pl – to najprostsza forma rejestracji.
  2. U dostawcy usługi e-Doręczeń – możesz wybrać publicznego (np. Poczta Polska) lub niepublicznego (np. Asseco, Autenti, PWPW).

Przy zakładaniu adresu do e-Doręczeń można wskazać administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie zarządzać korespondencją w imieniu firmy.

Uwaga: Adres do e-Doręczeń nie jest adresem e-mail. To specjalny identyfikator.

Przeczytaj o innych obowiązkach przedsiębiorców związanych z cyfryzacją firm, polecamy artykuł: KSeF – co to jest i jak się przygotować do nowych obowiązków?

Kiedy obowiązkowe e-Doręczenia staną się w firmach standardem, przedsiębiorcy zyskają, oto lista największych korzyści:

  • Bezpieczeństwo i poufność – dane są chronione przed dostępem osób niepowołanych.
  • Pełna identyfikacja nadawcy i odbiorcy – nie ma wątpliwości, kto wysłał lub odebrał dokument.
  • Dowody doręczenia – system rejestruje moment nadania i odbioru.
  • Równoważność z listem poleconym – dokumenty doręczane przez e-Doręczenia mają pełną moc prawną.
  • Szybsza korespondencja z urzędami – bez potrzeby wizyty na poczcie czy oczekiwania na listonosza.

W przypadku zmiany danych (np. adresu firmy), najpierw należy zaktualizować je w rejestrze (CEIDG lub KRS), a potem zaktualizować wpis w Bazie Adresów Elektronicznych przez e-usługę na Biznes.gov.pl.

Jeśli zmieni się administrator skrzynki – również trzeba to zaktualizować online.

Tak – można złożyć wniosek o wykreślenie adresu do e-Doręczeń z BAE, ale tylko w uzasadnionych przypadkach (np. zakończenie działalności). Decyzję o wykreśleniu podejmuje minister ds. cyfryzacji.

Usługa może być realizowana przez:

  • Publicznego dostawcę – obecnie jest to Poczta Polska S.A.,
  • Niepublicznych, komercyjnych dostawców, takich jak:
    • Asseco Data Systems S.A.,
    • Autenti sp. z o.o.,
    • KFJ Inwestycje Sp. z o.o.,
    • Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.

Wszyscy dostawcy muszą być wpisani do rejestru kwalifikowanych dostawców usług zaufania.

e-Doręczenia to nie tylko nowy obowiązek, ale również kolejny krok w stronę cyfryzacji polskich firm. To nowoczesne rozwiązanie, które ułatwia kontakt z urzędami, oszczędza czas i daje większe bezpieczeństwo komunikacji.

Jeśli szukasz innych narzędzi, które pomogą Twojej firmie wejść na wyższy poziom cyfryzacji – poznaj możliwości aplikacji CashDirector. Automatyczne rozliczenia, zarządzanie płatnościami, bieżący monitoring finansów – wszystko w jednym miejscu, z dostępem online 24/7.

Sprawdź aplikację CashDirector i przekonaj się, jak może usprawnić działanie Twojej firmy!