Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowe narzędzie, które już w 2026 roku zrewolucjonizuje sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Nowe rozwiązanie niesie wiele korzyści takie, jak automatyzacja i przejrzystość rozliczeń. Jednak przedsiębiorców i biura rachunkowe nurtują pytania dotyczące KSeF: kto odpowiada za błędy i jaką rolę pełni księgowa w pracy z Systemem?
Jak działa KSeF?
KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą przechodzą wszystkie faktury ustrukturyzowane (XML). Po ich przesłaniu do systemu i nadaniu im unikalnego numeru dokument uznawany jest za doręczony. Faktury sprzedażowe uznaje się za wystawione dopiero po przyjęciu przez KSeF, o ile data wystawienia wpisana na fakturze jest taka sama, jak data przesłania do KSeF.
System zapewnia jednolitą strukturę dokumentów, skraca czas obiegu faktur i umożliwia automatyczne pobieranie ich przez programy księgowe. Jednak fakturowanie online z KSeF wymaga odpowiednich uprawnień (np. dla biura rachunkowego lub pracownika) oraz integracji z systemem finansowo-księgowym przedsiębiorstwa.
Kto odpowiada za błędy w KSeF?
Krajowy System e-Faktur a biuro rachunkowe to temat, który budzi wiele nieporozumień. Część przedsiębiorców wciąż błędnie zakłada, że to księgowy przejmie całość obowiązków związanych z wdrożeniem i obsługą KSeF. Kto odpowiada za błędy? Choć w praktyce wystawianiem i księgowaniem faktur często zajmuje się biuro rachunkowe, to formalna odpowiedzialność za ich poprawność zawsze spoczywa na podatniku, czyli przedsiębiorcy. Dlatego błędy takie jak:
- niepoprawne dane kontrahenta,
- błędna stawka VAT,
- niezgodny z rzeczywistością opis usługi czy towaru,
mogą skutkować poważnymi konsekwencjami – od obowiązku korekty faktury, przez problemy z odliczeniem VAT, aż po kary administracyjne. Co więcej, błędnie wysłane faktury trafiają do systemu natychmiast, a ich korekta wymaga wystawienia faktury korygującej w strukturze KSeF.
Rola księgowej w świecie KSeF
W dobie automatyzacji rola księgowej zyskuje na znaczeniu. System KSeF nie analizuje merytorycznie faktur, a jedynie je odbiera, zapisuje i nadaje numer referencyjny. To księgowa pełni funkcję kontrolera jakości:
- Weryfikuje poprawność danych jeszcze przed wysłaniem do KSeF.
- Zatwierdza faktury kosztowe, które trafiają do systemu z zewnętrznych źródeł.
- Podpowiada w zakresie interpretacji przepisów, np. jak zakwalifikować dany wydatek.
- Monitoruje zgodność operacji z kalendarzem podatkowym, by uniknąć kar za opóźnienia.
- Zarządza uprawnieniami do KSeF w imieniu przedsiębiorcy.
Fakturowanie online z KSeF i wsparciem księgowej to duet idealny, wygodny i bezpieczny. Choć system sam prześle i zarejestruje faktury, to właśnie księgowa zadba o to, żeby wszystko było, jak należy. Sprawdzi dane przed wysyłką, dopilnuje terminów, pomoże zinterpretować przepisy i podpowie, jak rozliczyć konkretne wydatki. Dzięki temu przedsiębiorca może spać spokojnie, bez stresu o błędy czy urzędowe kary.
KSeF to nowa jakość współpracy z księgową
Chociaż KSeF automatyzuje wiele aspektów obiegu dokumentów, nie zastąpi ludzkiego nadzoru i doświadczenia. System nie podejmie decyzji o tym, czy dany wydatek można zaksięgować, ani nie przewidzi skutków podatkowych nietypowych operacji gospodarczych.
Dlatego przedsiębiorca nadal potrzebuje wsparcia księgowej, nie tylko do obsługi KSeF, ale przede wszystkim do minimalizowania ryzyka błędów i odpowiedzialności.
Warto przy tym rozważyć zdalną współpracę z księgową, która świetnie uzupełnia fakturowanie online z KSeF. Taki model to nie tylko wygoda, ale też większa efektywność
– dokumenty są przesyłane automatycznie, kontakt odbywa się zdalnie, a procesy są szybkie i przejrzyste.
Dlaczego warto?
- Oszczędzasz czas – wszystko załatwiasz bez wychodzenia z biura czy domu
- Masz większą kontrolę – faktury i statusy są dostępne online
- Minimalizujesz ryzyko błędów – nie toniesz w papierach, a księgowa ma wszystko uporządkowane w formie elektronicznej
- Pracujesz elastycznie – z dowolnego miejsca, kiedy Ci wygodnie
Zdalna księgowość w połączeniu z KSeF to po prostu sprawniejsza forma współpracy – szczególnie dla firm, które stawiają na nowoczesność i wygodę.
Czytaj także: Cyfrowe biuro rachunkowe – jak wygląda współpraca z księgowym w trybie online?
Fakturowanie online z KSeF – w CashDirector to proste!
Zbliża się Krajowy System e-Faktur, a biuro rachunkowe, które Cię obsługuje, nie jest przygotowane na jego wdrożenie? Zadbaj o odpowiednie wsparcie księgowe i narzędzia zgodne z KSeF.
Korzystając z bezpłatnego systemu do fakturowania CashDirector, masz pewność, że Twoje e-faktury trafią do Systemu zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów. Dodatkowo, gdy rozszerzysz swoje fakturowanie o obsługę księgową, dzięki współpracy z doświadczonym zespołem księgowych, zyskujesz profesjonalną pomoc w weryfikacji dokumentów i utrzymaniu zgodności z przepisami bez ryzyka, że coś umknie Twojej uwadze.
