Rozliczanie paliwa w firmie budowlanej oraz ujęcie samochodu w kosztach firmy budowlanej to kwestie, które mają wpływ na wysokość podatków. Przedsiębiorcy z branży budowlanej korzystają zarówno z maszyn, jak i aut osobowych czy ciężarowych. Warto wiedzieć, kiedy można odliczyć VAT od samochodu w działalności budowlanej i jakie warunki trzeba spełnić, by uniknąć błędów i niepotrzebnych kosztów. Podpowiadamy, jak rozliczać pojazdy i paliwo, kiedy potrzebna jest kilometrówka w firmie budowlanej i na co szczególnie zwrócić uwagę przy kontroli urzędników.
Paliwo do maszyn – czy można wrzucić w koszty?
Zdecydowanie tak. Rozliczanie paliwa w firmie budowlanej obejmuje również paliwo zużywane przez maszyny i urządzenia wykorzystywane w działalności, takie jak koparki, zagęszczarki czy agregaty prądotwórcze. Tego rodzaju paliwo można w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu czy składania dodatkowych dokumentów.
Ważne, aby posiadać fakturę VAT oraz być w stanie wykazać związek zużytego paliwa z prowadzoną działalnością budowlaną.
Więcej o kosztach piszemy w artykule: Jak rozliczać koszty firmowe, aby legalnie płacić niższe podatki?
Samochód osobowy w firmie – pełne czy częściowe odliczenia?
Jeśli używasz samochodu osobowego w działalności gospodarczej, masz dwie opcje rozliczania kosztów i VAT – pełne lub mieszane. Najważniejsza różnica dotyczy tego, że dla pełnego rozliczenia wymagana jest kilometrówka. W firmie budowlanej może być to dość uciążliwy obowiązek.
Pełne odliczenie (100% VAT i kosztów):
Aby skorzystać z pełnego odliczenia samochodu w kosztach firmy budowlanej, musisz spełnić określone warunki:
- Wprowadzić samochód do ewidencji środków trwałych firmy
- Zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26 (do końca miesiąca, w którym zmienisz przeznaczenie auta)
- Prowadzić kilometrówkę w firmie budowlanej
- Opracować regulamin korzystania z pojazdu służbowego
Warto jednak pamiętać, że urząd może zakwestionować 100% odliczenia VAT, jeśli auto parkuje pod domem lub jest używane prywatnie.
Wykorzystanie mieszane – bez kilometrówki
Bezpieczniejszym i wygodniejszym rozwiązaniem jest tzw. wykorzystanie mieszane. W tym przypadku:
- Odliczasz 50% VAT
- Pozostałą część wydatków (50% VAT + część netto) × 75% zaliczasz w koszty
To rozwiązanie nie wymaga składania formularza VAT-26 ani prowadzenia kilometrówki, co jest dużym ułatwieniem w codziennej działalności.
Samochód w kosztach firmy budowlanej – osobowy czy ciężarowy?
W firmach budowlanych często wykorzystywane są również busy, pickupy czy inne pojazdy techniczne. Warto wiedzieć, że klasyfikacja pojazdu jako osobowego czy ciężarowego ma ogromne znaczenie dla rozliczeń podatkowych.
- Samochód osobowy wiąże się z większymi ograniczeniami i obowiązkami (kilometrówka, VAT-26).
- Samochód ciężarowy umożliwia pełne odliczenie VAT od samochodu w działalności budowlanej, o ile spełnia wymogi formalne.
Jeśli pojazd ma poniżej 3,5 tony, musisz wykonać dodatkowe badanie techniczne, które potwierdzi, że spełnia kryteria pojazdu ciężarowego (np. przegroda, liczba miejsc, ładowność). Następnie zgłaszasz się do wydziału komunikacji, aby uzyskać wpis „VAT-1” w dowodzie rejestracyjnym.
W przypadku samochodów powyżej 3,5 tony nie musisz przechodzić żadnych dodatkowych procedur – przysługuje Ci pełne odliczenie VAT.
To warto wiedzieć
Dobre zrozumienie zasad rozliczania samochodów i paliwa to szansa na spore oszczędności w firmie budowlanej. Pamiętaj:
- Rozliczanie paliwa w firmie budowlanej jest możliwe w 100% dla maszyn i urządzeń.
- Wybór sposobu użytkowania auta osobowego (pełne vs. mieszane) wpływa na sposób księgowania i odliczania kosztów.
- Kilometrówka w firmie budowlanej jest wymagana tylko przy pełnym odliczeniu VAT.
- Odpowiednie zaklasyfikowanie pojazdu umożliwia zaliczenie samochodu w kosztach firmy budowlanej w najbardziej korzystny sposób.
- Przy spełnieniu warunków można uzyskać pełne odliczenie VAT od samochodu w działalności budowlanej, zwłaszcza przy pojazdach ciężarowych.
Prowadzisz firmę budowlaną? Upewnij się, że Twoje rozliczenia są zgodne z przepisami – to prosty sposób na legalne oszczędności. Możesz też zlecić księgowość specjalistom z CashDirector. Nasze doświadczenie i wiedza z zakresu obsługi firm budowlanych sprawia,że nie musisz się martwić o prawidłowość swoich rozliczeń. Śledzimy przepisy i na bieżąco informujemy naszych klientów o ważnych zmianach. Przekonaj się, jak działamy!
