Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) i zastanawiasz się, jakie są rodzaje faktur i kiedy należy je wystawiać? To temat, który warto dobrze poznać, bo poprawne dokumentowanie sprzedaży to podstawa w każdej firmie. W 2025 roku zasady wystawiania faktur się nieco uprościły, ale wciąż trzeba wiedzieć, którą fakturę zastosować w danej sytuacji.
Poniżej znajdziesz opisy najczęściej spotykanych rodzajów faktur.
Faktura VAT
To najczęściej spotykany rodzaj faktury, wystawiany przez przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT.
iedy ją wystawić:
- gdy sprzedajesz towary lub usługi jako podatnik VAT,
- gdy klientem jest firma lub osoba fizyczna,
- w transakcjach krajowych i zagranicznych.
Co musi zawierać:
- datę wystawienia i sprzedaży,
- dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP),
- numer faktury,
- nazwę towaru/usługi, ilość, cenę jednostkową, stawkę i kwotę VAT.
Faktura bez VAT (dla nievatowców)
Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT (np. z powodu limitu obrotu do 200 000 zł rocznie) również mogą wystawiać faktury – tzw. faktury bez VAT.
Różni się tym, że:
- nie zawiera kwoty ani stawki VAT,
- musi zawierać podstawę zwolnienia z VAT (np. „Zwolnienie z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”).
Idealna dla JDG, które nie są płatnikami VAT, ale chcą dokumentować sprzedaż w profesjonalny sposób.
Faktura uproszczona
To uproszczona wersja faktury VAT, która może być wystawiona, gdy:
- kwota brutto nie przekracza 450 zł
- nabywca nie wymaga podania pełnych danych.
Co zawiera:
- NIP nabywcy,
- nazwę towaru/usługi,
- wartość z podatkiem.
Najczęściej spotykana w sklepach, gastronomii i punktach usługowych.
Faktura zaliczkowa i końcowa
Jeśli klient zapłaci zaliczkę na poczet przyszłej usługi lub towaru, trzeba wystawić fakturę zaliczkową.
Faktura zaliczkowa:
- dokumentuje otrzymanie części zapłaty,
- zawiera informacje o kwocie zaliczki, dacie wpływu i planowanej dostawie.
Faktura końcowa:
- wystawiana po zrealizowaniu całego zamówienia,
- musi uwzględniać wcześniejsze zaliczki (odjąć ich wartość od kwoty końcowej).
Więcej o zaliczce przeczytasz w artykule: Zaliczka a zadatek – najważniejsze różnice, które musisz znać
Faktura korygująca
Jeśli po wystawieniu faktury znajdziesz błąd (np. w cenie, danych nabywcy, stawce VAT), konieczna jest faktura korygująca.
Można ją wystawić zarówno do faktury VAT, jak i bez VAT. Musi zawierać:
- numer i datę faktury pierwotnej,
- powód korekty,
- poprawione dane.
Faktura pro forma
To nie jest dokument księgowy, ale często stosowany w biznesie. Służy jako „zapowiedź” faktury – np. przed dokonaniem płatności.
Faktura pro forma jest Idealna do:
- rezerwacji towaru,
- wysłania oferty,
- wystawienia przedpłaty.
Po otrzymaniu zapłaty trzeba wystawić już właściwą fakturę VAT lub bez VAT.
Wystawiaj faktury łatwo i zgodnie z przepisami
W 2025 roku przedsiębiorcy mają do dyspozycji kilka rodzajów faktur – i warto wiedzieć, którą wybrać w danej sytuacji. Poprawne wystawianie dokumentów to nie tylko kwestia przepisów, ale też profesjonalnego podejścia do klienta i porządku w księgowości.
Warto pamiętać, że od 2026 obowiązkowa stanie się faktura ustrukturyzowana, dowiesz się więcej na ten temat z artykułu: KSeF – co to jest i jak się przygotować do nowych obowiązków?
Nie musisz znać na pamięć każdego rodzaju faktury – wystarczy, że korzystasz z narzędzi, które Ci w tym pomogą. System CashDirector umożliwia szybkie i poprawne wystawianie różnych typów faktur, automatycznie podpowiadając wymagane dane. To wygodne, bezpieczne i zgodne z aktualnymi przepisami rozwiązanie dla każdego właściciela JDG.
Sprawdź ofertę CashDirector i wystawiaj faktury za darmo – nawet jeśli dopiero zaczynasz!
