Rodzaje faktur w 2025 roku – co powinien wiedzieć przedsiębiorca?

Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) i zastanawiasz się, jakie są rodzaje faktur i kiedy należy je wystawiać? To temat, który warto dobrze poznać, bo poprawne dokumentowanie sprzedaży to podstawa w każdej firmie. W 2025 roku zasady wystawiania faktur się nieco uprościły, ale wciąż trzeba wiedzieć, którą fakturę zastosować w danej sytuacji.

Poniżej znajdziesz opisy najczęściej spotykanych rodzajów faktur.

To najczęściej spotykany rodzaj faktury, wystawiany przez przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT.

iedy ją wystawić:

  • gdy sprzedajesz towary lub usługi jako podatnik VAT,
  • gdy klientem jest firma lub osoba fizyczna,
  • w transakcjach krajowych i zagranicznych.

Co musi zawierać:

  • datę wystawienia i sprzedaży,
  • dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP),
  • numer faktury,
  • nazwę towaru/usługi, ilość, cenę jednostkową, stawkę i kwotę VAT.

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT (np. z powodu limitu obrotu do 200 000 zł rocznie) również mogą wystawiać faktury – tzw. faktury bez VAT.

Różni się tym, że:

  • nie zawiera kwoty ani stawki VAT,
  • musi zawierać podstawę zwolnienia z VAT (np. „Zwolnienie z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”).

Idealna dla JDG, które nie są płatnikami VAT, ale chcą dokumentować sprzedaż w profesjonalny sposób.

To uproszczona wersja faktury VAT, która może być wystawiona, gdy:

  • kwota brutto nie przekracza 450 zł
  • nabywca nie wymaga podania pełnych danych.

Co zawiera:

  • NIP nabywcy,
  • nazwę towaru/usługi,
  • wartość z podatkiem.

Najczęściej spotykana w sklepach, gastronomii i punktach usługowych.

Jeśli klient zapłaci zaliczkę na poczet przyszłej usługi lub towaru, trzeba wystawić fakturę zaliczkową.

Faktura zaliczkowa:

  • dokumentuje otrzymanie części zapłaty,
  • zawiera informacje o kwocie zaliczki, dacie wpływu i planowanej dostawie.

Faktura końcowa:

  • wystawiana po zrealizowaniu całego zamówienia,
  • musi uwzględniać wcześniejsze zaliczki (odjąć ich wartość od kwoty końcowej).

Więcej o zaliczce przeczytasz w artykule: Zaliczka a zadatek – najważniejsze różnice, które musisz znać

Jeśli po wystawieniu faktury znajdziesz błąd (np. w cenie, danych nabywcy, stawce VAT), konieczna jest faktura korygująca.

Można ją wystawić zarówno do faktury VAT, jak i bez VAT. Musi zawierać:

  • numer i datę faktury pierwotnej,
  • powód korekty,
  • poprawione dane.

To nie jest dokument księgowy, ale często stosowany w biznesie. Służy jako „zapowiedź” faktury – np. przed dokonaniem płatności.

Faktura pro forma jest Idealna do:

  • rezerwacji towaru,
  • wysłania oferty,
  • wystawienia przedpłaty.

Po otrzymaniu zapłaty trzeba wystawić już właściwą fakturę VAT lub bez VAT.

W 2025 roku przedsiębiorcy mają do dyspozycji kilka rodzajów faktur – i warto wiedzieć, którą wybrać w danej sytuacji. Poprawne wystawianie dokumentów to nie tylko kwestia przepisów, ale też profesjonalnego podejścia do klienta i porządku w księgowości.

Warto pamiętać, że od 2026 obowiązkowa stanie się faktura ustrukturyzowana, dowiesz się więcej na ten temat z artykułu: KSeF – co to jest i jak się przygotować do nowych obowiązków?

Nie musisz znać na pamięć każdego rodzaju faktury – wystarczy, że korzystasz z narzędzi, które Ci w tym pomogą. System CashDirector umożliwia szybkie i poprawne wystawianie różnych typów faktur, automatycznie podpowiadając wymagane dane. To wygodne, bezpieczne i zgodne z aktualnymi przepisami rozwiązanie dla każdego właściciela JDG.

Sprawdź ofertę CashDirector i wystawiaj faktury za darmo – nawet jeśli dopiero zaczynasz!