Od 1 stycznia 2025 roku wchodzi w życie nowa ustawa, która zmienia sposób, w jaki przedsiębiorcy komunikują się z administracją publiczną. e-Doręczenia – bo o nich mowa – zastępują tradycyjne listy polecone i wprowadzają adres do e-doręczeń oraz cyfrową skrzynkę odbiorczą jako podstawowy kanał komunikacji z urzędami. Sprawdzamy, jakie korzyści niosą ze sobą e-doręczenia, od kiedy są obowiązkowe oraz jakie wywołują skutki prawne.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Pozwala na bezpieczne i skuteczne przesyłanie urzędowej korespondencji w formie cyfrowej. Elektroniczne doręczenie ma taką samą moc prawną jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.
Każdy przedsiębiorca otrzyma adres do e-Doręczeń, który zostanie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Od tej pory cała korespondencja z urzędami, takimi jak ZUS, KRUS, urząd skarbowy czy samorządy, będzie kierowana na ten adres.
Dla kogo obowiązkowe e-Doręczenia?
Z e-Doręczeń będą musieli korzystać:
- przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej),
- przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS (Krajowy Rejestr Sądowy),
- fundacje i stowarzyszenia wpisane do KRS,
- przedstawiciele zawodów zaufania publicznego:
- adwokaci,
- radcy prawni,
- notariusze,
- doradcy podatkowi i restrukturyzacyjni,
- rzecznicy patentowi.
Od kiedy e-Doręczenia są obowiązkowe?
Terminy wdrożenia obowiązku zależą od daty rejestracji działalności:
- Nowe firmy (rejestrowane od 1 stycznia 2025 r.) – obowiązek od razu przy rejestracji,
- Firmy wpisane do KRS przed 2025 r. – obowiązek od 1 kwietnia 2025 r.,
- Firmy wpisane do CEIDG przed 2025 r. – obowiązek od 1 października 2026 r.
Dodatkowo firmy założone przed 1.01.2025, ale dokonujące zmiany w CEIDG po 30 czerwca 2025 roku mają obowiązek wraz ze zmianą wpisu założyć adres do e-Doręczeń.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Adres do e-Doręczeń można uzyskać:
- Poprzez e-usługi na stronie Biznes.gov.pl – to najprostsza forma rejestracji.
- U dostawcy usługi e-Doręczeń – możesz wybrać publicznego (np. Poczta Polska) lub niepublicznego (np. Asseco, Autenti, PWPW).
Przy zakładaniu adresu do e-Doręczeń można wskazać administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie zarządzać korespondencją w imieniu firmy.
Uwaga: Adres do e-Doręczeń nie jest adresem e-mail. To specjalny identyfikator.
Przeczytaj o innych obowiązkach przedsiębiorców związanych z cyfryzacją firm, polecamy artykuł: KSeF – co to jest i jak się przygotować do nowych obowiązków?
Co daje korzystanie z e-Doręczeń?
Kiedy obowiązkowe e-Doręczenia staną się w firmach standardem, przedsiębiorcy zyskają, oto lista największych korzyści:
- Bezpieczeństwo i poufność – dane są chronione przed dostępem osób niepowołanych.
- Pełna identyfikacja nadawcy i odbiorcy – nie ma wątpliwości, kto wysłał lub odebrał dokument.
- Dowody doręczenia – system rejestruje moment nadania i odbioru.
- Równoważność z listem poleconym – dokumenty doręczane przez e-Doręczenia mają pełną moc prawną.
- Szybsza korespondencja z urzędami – bez potrzeby wizyty na poczcie czy oczekiwania na listonosza.
Co, jeśli dane firmy się zmienią?
W przypadku zmiany danych (np. adresu firmy), najpierw należy zaktualizować je w rejestrze (CEIDG lub KRS), a potem zaktualizować wpis w Bazie Adresów Elektronicznych przez e-usługę na Biznes.gov.pl.
Jeśli zmieni się administrator skrzynki – również trzeba to zaktualizować online.
Czy można zrezygnować z e-Doręczeń?
Tak – można złożyć wniosek o wykreślenie adresu do e-Doręczeń z BAE, ale tylko w uzasadnionych przypadkach (np. zakończenie działalności). Decyzję o wykreśleniu podejmuje minister ds. cyfryzacji.
Kto świadczy usługę e-Doręczeń?
Usługa może być realizowana przez:
- Publicznego dostawcę – obecnie jest to Poczta Polska S.A.,
- Niepublicznych, komercyjnych dostawców, takich jak:
- Asseco Data Systems S.A.,
- Autenti sp. z o.o.,
- KFJ Inwestycje Sp. z o.o.,
- Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
Wszyscy dostawcy muszą być wpisani do rejestru kwalifikowanych dostawców usług zaufania.
e-Doręczenia jako element cyfryzacji polskich firm
e-Doręczenia to nie tylko nowy obowiązek, ale również kolejny krok w stronę cyfryzacji polskich firm. To nowoczesne rozwiązanie, które ułatwia kontakt z urzędami, oszczędza czas i daje większe bezpieczeństwo komunikacji.
Jeśli szukasz innych narzędzi, które pomogą Twojej firmie wejść na wyższy poziom cyfryzacji – poznaj możliwości aplikacji CashDirector. Automatyczne rozliczenia, zarządzanie płatnościami, bieżący monitoring finansów – wszystko w jednym miejscu, z dostępem online 24/7.
Sprawdź aplikację CashDirector i przekonaj się, jak może usprawnić działanie Twojej firmy!
